Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
holy grail e.U.
Kugelmanngasse 1A, 1230 Wien, Österreich
E-Mail: contact@vetrecorder.com

Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an die vorstehende E-Mail-Adresse.

1. Allgemeines und Rollenverteilung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten, für die wir selbst Verantwortlicher sind – insbesondere bei der Konto- und Praxisverwaltung, der Abrechnung, dem Betrieb der Website sowie der Support-Kommunikation.

Soweit Sie als tierärztliche Praxis Aufnahmen, Transkripte und Protokolle Ihrer Konsultationen verarbeiten, sind Sie hierfür Verantwortlicher; wir handeln insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Ihre Weisung (siehe Abschnitt „Auftragsverarbeitung"). Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sowie die Einholung erforderlicher Einwilligungen obliegt insoweit Ihnen als verantwortlicher Praxis.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Konto- und Praxisverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Speicherung von Konto-, Praxis- und Abrechnungsdaten zur Vertragserfüllung.
• Audio-Aufnahmen und Protokolle (Verarbeitung als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Praxis, Art. 28 DSGVO): Verarbeitung der von Ihnen aufgezeichneten Konsultationen, Erstellung von Transkripten und strukturierten Protokollen mittels eigener KI-Modelle.
• Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Abwicklung von Abonnements über einen externen Zahlungsdienstleister.
• E-Mail-Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO): Versand transaktionaler E-Mails (Bestätigungen, Abrechnung) und Antworten auf Support-Anfragen.
• Fehlerprotokollierung und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Aufzeichnung technischer Fehler und sicherheitsrelevanter Ereignisse zur Sicherstellung des Betriebs.

3. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erfasst (insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene Seite, übertragene Datenmenge und Browsertyp). Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung eines störungsfreien und sicheren Betriebs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Übermittlungen in Drittländer

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet in folgenden Fällen statt:

• Zahlungsabwicklung (Stripe): Übermittlung an Stripe, Inc. (USA). Grundlage sind die EU-Standardvertrags- klauseln sowie die Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework.
• Anmeldung mit Google (sofern genutzt): Übermittlung an Google LLC (USA) auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

Im Übrigen werden personenbezogene Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet.

5. Webanalyse

Zur bedarfsgerechten Gestaltung und Verbesserung unseres Angebots setzen wir eine selbst gehostete, datensparsame Webanalyse auf eigener Infrastruktur ein. Die Auswertung erfolgt cookielos ohne Erstellung personenbezogener Nutzerprofile; IP-Adressen werden nicht im Klartext gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es werden keine Daten an Dritte oder Werbenetzwerke übermittelt.

6. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, insbesondere zur Aufrechterhaltung Ihrer angemeldeten Session. Unsere Webanalyse arbeitet [TODO: cookielos / ohne zustimmungspflichtige Speicherung auf Ihrem Endgerät]. Wir setzen keine Werbe-Cookies ein und übermitteln keine Daten an Werbenetzwerke.

7. Anmeldung mit Google

Sofern Sie sich über Google anmelden, werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Google-Konto-ID an uns übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Weitere Daten werden nicht abgefragt. Bei Nutzung dieser Funktion werden Daten an Google LLC (USA) übermittelt (siehe Abschnitt 4).

8. Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorschreiben. Audio-Aufnahmen werden nach erfolgreicher Transkription gelöscht; Transkripte und Protokolle verbleiben bis zur Löschung durch die Praxis im System. Konto- und Abrechnungsdaten werden nach Vertragsende im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an contact@vetrecorder.com. Soweit wir Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, leiten wir Anfragen betroffener Personen an Sie als Verantwortlichen weiter.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI-gestützte Transkription dient ausschließlich der Unterstützung bei der Dokumentation.