Datenschutzerklärung

1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich, um Ihnen eine funktionsfähige Anwendung zur Dokumentation tierärztlicher Konsultationen bereitzustellen. Die Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO sowie – soweit besondere Kategorien betroffen sind – nach Art. 9 DSGVO in Verbindung mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Ihnen als verantwortlicher Praxis und uns als Auftragsverarbeiter.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Konto- und Praxisverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Speicherung von Konto-, Praxis- und Abrechnungsdaten zur Vertragserfüllung.
Audio-Aufnahmen und Protokolle (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie AVV): Verarbeitung der von Ihnen aufgezeichneten Konsultationen, Erstellung von Transkripten und strukturierten Protokollen mittels eigener KI-Modelle.
Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Abwicklung von Abonnements über einen externen Zahlungsdienstleister.
E-Mail-Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO): Versand transaktionaler E-Mails (Bestätigungen, Abrechnung) und Antworten auf Support-Anfragen.
Fehlerprotokollierung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Aufzeichnung technischer Fehler zur Sicherstellung des Betriebs.

3. Empfänger

Personenbezogene Daten werden ausschließlich an sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter übermittelt, jeweils auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU/EWR statt. Wir bedienen uns folgender Kategorien von Empfängern:

Anbieter von Cloud-Infrastruktur und Datenbankdiensten (Hosting der Anwendung, Datenbank und KI-Inferenz).
Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Abonnementzahlungen.
E-Mail-Dienstleister zum Versand transaktionaler Nachrichten.
Dienstleister zur technischen Fehlerprotokollierung und Sicherstellung des Betriebs.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR findet grundsätzlich nicht statt.

4. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorschreiben. Audio-Aufnahmen werden nach erfolgreicher Transkription gelöscht; Transkripte und Protokolle verbleiben bis zur Löschung durch die Praxis im System. Konto- und Abrechnungsdaten werden nach Vertragsende gemäß § 257 HGB bzw. § 147 AO aufbewahrt.

5. Cookies und Tracking

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, insbesondere zur Aufrechterhaltung Ihrer angemeldeten Session. Wir setzen keine Tracking- oder Analyse-Cookies ein und übermitteln keine Daten an Werbenetzwerke.

6. Anmeldung mit Google

Sofern Sie sich über Google anmelden, werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Google-Konto-ID an uns übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Weitere Daten werden nicht abgefragt.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an contact@vetrecorder.com.

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz- Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat.

9. Auftragsverarbeitung

Soweit wir personenbezogene Daten Ihrer Patienten oder Mitarbeitenden in Ihrem Auftrag verarbeiten, schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Der AVV ist Bestandteil unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen und kann jederzeit auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.